مقدمه:
برنامه‌ریزی و کنترل پروژه آن چیزی است که میتواند ما را در راه رسیدن به هدف نهایی سوق دهد و مشکلات را برطرف کند. با توجه به همه‌ی زحماتی که برای اهداف که برای یک پروژه در نظر گرفته می‌شود، اما ممکن است بسیاری از سازمان‌ها و پروژه‌ها با شکست مواجه شوند. در اصول کنترل پروژه ممکن است عواملی مثل خطاهای داده‌ای، اطلاعات ناکافی، برآوردهای ناقص از منابع مالی، علمی و غیره…. اختلال ایجاد کنند. بدون شک تفاوتی که بین یک پروژه پرهزینه و دیرهنگام و پروژه‌ای که به موقع و با بودجه‌ی منطقی تحویل می‌شود، مربوط به برنامه ریزی و کنترل پروژه است که در روند درست و منطقی خود انجام شده است.
در این مقاله به زبان ساده برای علاقه‌مندان توضیح خواهیم داد که برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست و نگاهی کامل به تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه داریم.
برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟
فرآیند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. این فرآیندها برای نگه‌داشتن هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر درست رسیدن به اهداف نهایی استفاده می‌شود. شروع، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط، برآورد هزینه‌ها و برنامه‌ی زمان‌بندی پروژه شامل اصول کنترل پروژه است. به طور کلی، کنترل پروژه فرآیندهای تکراری و از پیش‌تعیین شده‌ای هستند که برای اندازه‌گیری وضعیت پروژه، پیش‌بینی نتایج احتمالی و بهبود عملکرد پروژه صورت می‌گیرد.
فعالیت‌هایی که زیر نظر اصول کنترل پروژه انجام می‌شود:
با توجه به اینکه یک پروژه با پارامترهای زیادی از جمله کیفیت، دامنه و غیره… سروکار داشته باشد، اما تمرکز اصلی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه روی عوامل و زمان‌بندی کار است و به‌طور مدوام به فعالیت‌های آنها نظارت می‌کند.
تفاوت مدیریت پروژه و کنترل پروژه
از نظر سلسله مراتب و مراحل، مدیریت پروژه نظارت بر کنترل پروژه را بر عهده دارد. به زبان ساده کنترل پروژه زیر نظر مدیریت پروژه است. برنامه‌ریز و کنترل‌کننده پروژه می‌بایست از یک بخش خاص پروژه یا کل کارهایی که در طول روند پروژه انجام شده است، به مدیر گزارش دهد. درواقع، کنترل پروژه برای مدیریت موفقیت‌آمیز پروژه امری ضروری محسوب می‌شود. به همین دلیل باید برای آموزش برنامه‌ریزی و کنترل پروژه زمان گذاشت تا نیروی متخصص و کارآمدی برای این وظیفه انتخاب شود. این امر میتواند کارفرمایان پروژه را نسبت به مشکلاتی که گاهاً رخ می‌دهد و به آنها فرصت اصلاح پروژه دهد و از زیان و خطاهای بیشتری که سلامت و به هدف رسیدن پروژه را به‌خطر می‌اندازند، جلوگیری کند. در نظر داشته باشید برای رسیدن به موفقیت در برنامه ریزی و کنترل پروژه نمی‌توان آن را خارج از پروژه انجام داد. این به این معنی است که یک برنامه‌ریزی و کنترل پروژه درست، باید در چرخهی کامل تولید پروژه از شروع تا خاتمه، حضور داشته باشد و به مراحل کار نظارت کند.
پیوند اصول کنترل پروژه با دیگر بخش‌های مدیریت پروژه، باعث دیدگاه مناسبی می‌شود تا مدیران و صاحبان اصلی پروژه بتوانند برای گذشتن از موانع و مشکلاتی که بر سر راه پروژه قرار دارد، در زمان مناسب تصمیم‌های درست بگیرند.
تعریف فرآیندهای کنترل پروژه
رویکرد داده محور و توجه به جزئیات نهفته از نقاط قوت کنترل پروژه است. هدف مدیر پروژه تنها دانستن آن نیست که پروژه هزینه بالایی دارد؛ بلکه می‌خواهد از دلایل اصلی، اعداد دقیق و چگونگی کم‌کردن این هزینه‌ها آگاه شود. این جایی است که یک راه‌حل اصول کنترل پروژه به‌کار می‌آید.
فرآیندهای کنترل پروژه
در آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه فرآیندهای کنترل پروژه بسیار حائز اهمیت هستند.
برنامه‌ریزی پروژه
یکی از مراحل مهمی که در آن کنترل‌کننده‌ها و مدیران پروژه‌ها باهم کار می‌کنند، برنامه‌ریزی است. این مراحل میتواند برنامه‌های جدیدی برای پروژه و رفع آسیب درساختارهای آسیب‌دیده باشد، یا برآورد هزینه‌های نهایی کار؛ همه آن بخش‌ها به برنامه‌ریزی و زیرنظر داشتن روند پروژه ارتباط دارد.
بودجه‌بندی
در فعالیت‌های پروژه برای محاسبه دقیق هزینه‌ها و درک زمان و دلیل مربوط به آن فرآیند بودجه‌بندی ضروری است. تمامی مراحل پروژه و در نظر گرفتن هزینه‌ها در هر مرحله از کار، با بودجه بندی به یک مدل شفاف برای مدیران ارشد و اعضای تیم در می‌آید. این به معنی آن است که بتواند یک معیار قابل قبول در طول پروژه داشته و روند‌های نقدی و مالی مهم پروژه را درک و مدیریت کنند.
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک، راهی درست برای برنامه‌ریزی و و کنترل پروژه‌ها را فراهم می‌آورد. با درنظرگرفتن خطرات احتمالی و پیشگیری، نظارت مداوم ریسک، تهیه برنامه‌های احتمالی برای رسیدگی و کاهش اتفاقات پیش‌بینی نشده، امکان منطقی‌تر کردن بودجه مالی پروژه، در دسترستر است. همچنین میتوان با در نظر گرفتن مدیریت ریسک، به جلوگیری از بروز خطراتی که در آینده ممکن است متوجه پروژه شود و روند آن را دچار اختلال کند، کمک کرد.
مدیریت تغییر
اگر یک پروژه از برآورد اولیه خود فاصله گیرد، اغلب فقط به‌خاطر یک عامل نیست. بلکه ممکن است چندین عامل که معمولا مورد توجه قرار نگرفته توانسته اثر منفی خود را روی روند کار ایجاد کند در آن نقش داشته باشد. به‌همین دلیل مدیریت تغییر، بسیار هم و حیاتی است. پس میتوان با ردیابی تغییرات و درک آنها، ضمن پیگیری روندی واضح برای ارزیابی، تایید و پاسخگویی پروژه‌ها کار را همچنان در مسیر درست و پیشرفت خود نگه‌داشت و با اطمینان بیشتر از به نتیجه رسیدن پروژه، برای آن وقت و انرژی صرف کرد.
پیش‌بینی
با برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، افزایش دقت برآورد، کنترل‌کنندگان و مدیران پروژه می‌توانند دیدگاه و دقت بیشتری در مورد عوامل محرکه و برنامه‌ها داشته باشند. اندازه‌گیری عامل‌ها برای مقایسه با بودجه‌ی واقعی و بودجه‌ی مورد انتظار باعث می‌شود با آمادگی لازم در مورد استفاده از روش‌های ترکیبی و فرمول‌های استانداردی که در طول انجام پروژه موثر است، نظرات منطقی‌تر به‌وجود آید.
اعضای شرکت‌کننده در تیم کنترل
اعضای شرکت‌کننده در تیم کنترل درواقع یک شخص خاص نیست. این مسئولیت باید با حضور جمعی از افراد یک تیم و با مشورت آنها انجام شود. اصول کنترل پروژه مربوط به یک بخش نیست و از اول تا پایان کار وجود دارد.
عضوی‌هایی که تیم کنترل‌کننده‌ها با آنها ارتباط برقرار می‌کنند:
جمع‌بندی :
برنامه‌ریزی و کنترل پروژه آن چیزی است که میتواند ما را در راه رسیدن به هدف نهایی سوق دهد و مشکلات را برطرف کند. در پروژه‌های بزرگ که دارای چند بخش هستند، کنترل کار همسو با برنامه‌ها و اهداف اولیه، ممکن است کار را دشوار کند. برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در اینجا اهمیت زیادی پیدا می‌کند. اگر چه اصول کنترل پروژه فقط مربوط به پروژه‌های بزرگ نیست با این‌حال، لازمه تبدیل به یک پروژه حرفه‌ای و منظم با ابعاد بزرگ‌تر و جدی‌تر نیاز به آموزش برنامه ریزی و کنترل پروژه دارد. در این راه ابزار و مواردی که می‌توانند کمک‌کننده‌ی شما باشند هم نقش بسیار مهمی دارند.
